Quy trình kiểm kê Kho cho Siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa như thế nào cho hiệu quả?
Thông qua bài viết này, Trường sẽ chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm hay để kiểm kê kho hiệu quả nhé.
1. Sắp xếp lại hàng hóa
Đây là việc đầu tiên bạn cần làm trước khi kiểm kê hàng hóa. Bởi lẽ trong quá trình hoạt động, hàng hóa có thể bị di chuyển từ khu vực này sang khu vực khác.
Bạn không thể kiểm kê KHO chính xác nếu:
- Kiểm xong Khu 1: 5 chiếc (mã hàng A)
- Kiểm xong Khu 4: Lại thấy 3 chiếc (mã hàng A)
Cộng đi cộng lại như vậy chắc chắn là bị sai bởi lẽ Mã hàng nhiều rất dễ ghi nhầm mã.
Ngay cả các siêu thị lớn họ đều phải đi gom hàng về đúng Khu vực trước khi kiểm kê.
Ta chỉ là cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini thì cũng cần phải làm như thế bạn nhé.
2. Quy trình kiểm kê KHO: Chốt số liệu tồn kho trên phần mềm
Hầu hết các phần mềm chuyên nghiệp đều cho phép bạn lấy được số liệu chốt một cách dễ dàng. Và các phiên bản quản lý kho – bán hàng của webkynang cũng không phải ngoại lệ.
Đơn giản, ta chỉ cần chọn xem báo cáo tồn kho tới ngày kiểm kê.
Công việc còn lại là của phần mềm, bạn chỉ cần ngồi chờ vài giây là có ngay số liệu.
Lưu ý:
Nếu lượng mã hàng của bạn lớn thì nên phân loại hàng hóa để khi kiểm kê được dễ dàng.
3. In bảng kê hàng tồn ra giấy/ Chuẩn bị máy PDA
Bạn có thể chọn 1 trong 2 hình thức sau để làm công cụ cho việc kiểm kê KHO (Bước 3 – Quy trình kiểm kê kho):
- In bảng kê tồn kho ra giấy
Hiện nay, hầu hết các cửa hàng tạp hóa và siêu thị mini đều chưa được trang bị máy quét PDA. Nên giải pháp đơn giản & tiết kiệm nhất là in bảng kê tồn kho ra giấy.
Trước khi in, bạn nên phân nhóm và sắp xếp danh sách hàng hóa một cách hợp lý. Cân nhắc việc phân khu cho từng danh sách hàng hóa.
Để khi thực hiện kiểm kê, ta không phải lật trang nọ trang kia sẽ đỡ bị nhầm và tiết kiệm thời gian hơn nhiều
- Chuẩn bị máy PDA
Bạn có bao giờ thấy mấy đồng chí thủ kho/ nhân viên siêu thị cứ lượn lượn lờ lờ qua các kệ hàng. Vừa đi vừa cầm cái máy cầm tay rồi bíp bíp….
Đó chính là máy kiểm kê kho PDA đó các bạn.
Nếu có điều kiện kinh tế thì bạn nên sắm lấy một cái (cũng không rẻ lắm và sắp tới Trường sẽ chia sẻ về chọn máy PDA)
4. Tiến hành kiểm kê
Trong quy trình kiểm kê kho thì bước này là bước quan trọng nhất và tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất.
Nên các bạn hãy đặc biệt lưu ý nhé.
4.1. Cách 1: Dùng danh sách hàng hóa giấy để ghi nhận số lượng thực tế
Nếu bạn giao quyền cho nhân viên thực hiện thì bạn KHÔNG NÊN in số lượng tồn lý thuyết nhé. Chỉ in danh sách hàng hóa có trong kho thôi (Nhớ kỹ đó)
Nếu chỉ có mình bạn thì bạn in cả số lượng lý thuyết để xác định chênh lệch ngay cho mỗi mặt hàng.
Bạn nên rà soát & thực hiện kiểm đếm cho từng khu vực một. Hết khu vực này mới chuyển sang khu vực khác.
Như vậy mới đảm bảo độ chính xác cao nhất
4.2. Cách 2: Cách dùng máy kiểm kê KHO nôm na như sau:
- Bạn quét mã vạch của sản phẩm để lấy dữ liệu sản phẩm
- Bạn nhập số lượng thực tế kiểm kê được của sản phẩm đó
- Lặp lại lặp lại 2 bước trên đến khi xong từng khu vực
- Khi nào đầy thẻ nhớ thì ta cần load dữ liệu vào máy tính
- Tiếp lặp lại các bước trên.
- Sau khi có đầy đủ ta sẽ lập ra bảng kê tồn kho thực tế của tất cả các mặt hàng
Ưu điểm của cách này là Tiết kiệm thời gian và rất chính xác (trừ khi đếm nhầm thì cách nào cũng không tránh được)
5. So sánh kết quả kiểm kê với số tồn lý thuyết
Sau khi đã có được kết quả kiểm kê thực tế, ta cần phải xác định số chênh lệch giữa lý thuyết & thực tế.
Trên thực tế, 99,9% các cửa hàng, siêu thị, doanh nghiệp sản xuất đều có một tỉ lệ chênh lệch nhất định.
Do vậy, đây là việc không thể không làm sau mỗi đợt kiểm kê.
Dựa vào tỉ lệ chênh lệch, ta sẽ đánh giá được tình hình quản lý kho và có những biện pháp phù hợp.
6. Tiến hành điều chỉnh số tồn trên phần mềm & Qui trình quản lý kho/ bán hàng
Đây là bước cuối cùng trong Quy trình kiểm kê KHO căn bản.
Một việc quan trọng mà không phải ai cũng biết để làm đó là thực hiện việc điều chỉnh tồn kho trên phần mềm.
Bạn muốn giảm thiểu chênh lệch, tăng khả năng kiểm soát,…
Bắt buộc phải điều chỉnh lại số tồn kho trên phần mềm theo đúng với thực tế sau mỗi lần kiểm kê.
Nếu bạn không điều chỉnh, các lần kiểm kê sau sẽ có tỉ lệ chênh lệch lớn hơn và không kiểm soát được.
Cách điều chỉnh:
Đơn giản là bạn lập 1 phiếu điều chỉnh tồn kho: Nếu tồn lý thuyết nhiều hơn thì ghi âm số chênh lệch và ngược lại.
Điều chỉnh qui trình quản lý kho/ bán hàng/ sắp xếp hàng hóa
Việc này là cần thiết, bởi có những mặt hàng nhạy cảm hay mất mát sẽ được thể hiện rõ trên kết quả kiểm kê.
Khi đó ta cần có các biện pháp phù hợp để hạn chế thất thoát:
- Sắp xếp lại quầy kệ, sao cho dễ nhìn, quan sát toàn bộ cửa hàng
- Các mặt hàng nhạy cảm đưa ra gần quầy thu ngân.
- …. và nhiều biện pháp khác, tùy vào tình hình mà có giải pháp phù hợp.
=> Xem thêm: Các cách sắp xếp hàng hóa giúp tăng doanh số bán hàng/ giảm thất thoát
Rất cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết của Trường.
Mong rằng bạn sẽ thấy những chia sẻ của Trường hữu ích và luôn ủng hộ Trường.
Thân,
Truongpx – Quản lý dự án Webkynang.vn
(Chúng tôi có +6 năm kinh nghiệm tư vấn giải pháp Quản trị cho doanh nghiệp nhỏ)
Trackbacks/Pingbacks