Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả là bài viết chứa nhiều tâm huyết của Trường và đội ngũ thiết kế Phần mềm kho của webkynang.vn. Các kinh nghiệm được đúc rút từ quá trình hỗ trợ, tư vấn hàng trăm khách hàng trong nhiều năm qua.

Hi vọng rằng, đây sẽ là những kinh nghiệm hữu ích với bạn.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng trên excel IZI WPRO

1. Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả: Càng chi tiết càng tốt

Việc đầu tiên khi quản lý hàng hóa là Lập Danh mục hàng hóa Muốn quản lý kho một cách hiệu quả trước tiên phải biết được ta đang quản lý những gì?

Một danh mục hàng hóa rất đơn giản chỉ gồm 3 chỉ tiêu quan trọng:

– Mã hàng

– Tên hàng

– Đơn vị tính.

Trên thực tế có thể có nhiều chỉ tiêu khác nữa.

Mã hàng phải càng chi tiết càng tốt:

– Thay vì chung chung là Áo sơ mi

– Ta nên quản lý theo: Áo sơ mi _ dài tay _ sọc _ size38

Quản lý chi tiết có một số ưu điểm chính: – Dễ dàng nhập dữ liệu, tìm kiếm thông tin nhanh hơn – Biết được chính xác tồn kho theo phần mềm của từng mặt hàng là bao nhiêu. Để từ đó giảm thiểu được việc thất thoát hàng hóa.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng trên excel IZI WPRO

2. Thiết lập hệ thống quản trị nội bộ tốt

– Quy trình + Biểu mẫu cần phải rõ ràng, đầy đủ + Mô tả công việc một cách chi tiết: như vậy khi có nhân viên mới họ sẽ nắm bắt công việc nhanh hơn và hạn chế sai sót, nhầm lẫn. Ví dụ như:

++ Lập thẻ kho

++ Kiểm soát hàng hóa nhập vào, xuất ra phải đảm bảo đúng quy trình

++ Chốt tồn kho cuối mỗi ngày

++ Biết dùng excel, lập báo cáo Xuất nhập tồn hàng ngày và tại bất kỳ thời điểm nào

+ Có lưu đồ luân chuyển hàng hóa, người phụ trách… để làm rõ trách nhiệm. Các bộ phận liên quan tự kiểm tra chéo như vậy có thể giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.

++ Thủ kho làm những công việc

++ Kế toán làm gì

++ Trước khi hàng hóa rời kho thì phải có những ai ký rồi lưu trữ chứng từ ở đâu

++ … vân vân và vân vân.

Mấy thông tin như trên phải càng đầy đủ thì quy trình kiểm soát càng chặt chẽ.

Bạn cần tư vấn thêm gì cứ email cho Trường nhé, giúp được sẽ giúp: webkynang.vn@gmail.com .

Nói gì thì nói, quy trình tốt – phần mềm xịn nhưng người vận hành không có năng lực tốt thì cũng không hiệu quả. Do vậy, nhân viên khi được đào tạo tốt sẽ làm việc nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mô tả công việc ở trên là một phương pháp rất hay giúp đào tạo nhân viên một cách nhanh và hệ thống. Và cũng là nền tảng rất tốt cho phép người chủ hướng dẫn chuyên sâu trong quá trình vận hành.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng trên excel IZI WPRO

3. Kiểm kê: Định kỳ & Đột xuất là điều rất cần thiết

Kiểm kê là việc gần như bắt buộc để nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Có 2 hình thức kiểm kê:

– Định kỳ: Tùy vào mỗi doanh nghiệp, đặc thù hàng hóa mà ta tổ chức hàng tuần, tháng hay năm. – Đột xuất: Việc kiểm kê này thường do yêu cầu rà soát đối với những mặt hàng/ nhóm hàng nhạy cảm. Sau mỗi kỳ kiểm kê ta sẽ xác định được phần chênh lệch giữa số tồn kho trên phần mềm với thực tế. Để từ đó có được kế hoạch quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

=> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng hóa tại siêu thị mini

4. Sắp xếp hàng hóa, tổ chức kho bãi một cách khoa học

Một trong những cách hiệu quả để giảm thiểu tổn thất hàng hóa là sắp xếp hàng hóa.

– Hạn chế mất mát. Bạn vào siêu thị lớn và mini sẽ thấy cách họ tổ chức hàng hóa khoa học như thế nào. Một số yếu tố quan trọng: Chiều cao nhà, quầy kệ; sắp cái gì trước, cái gì sau; hàng nhạy cảm dễ mất phải được bày ở vị trí dễ quan sát chẳng hạn,…

– Giảm thiệt hại khi những mặt hàng nhạy cảm được giám sát chặt chẽ. Gắn tem từ, camera quan sát toàn bộ cửa hàng, kho,… cũng giúp quản lý kho rất hiệu quả.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng trên excel IZI WPRO

– Bảo quản hàng hóa tốt hơn – Kho bãi sạch sẽ, thoáng mát giúp an toàn hàng hóa được đảm bảo

– Dựa trên đặc điểm hàng hóa để có phương án tổ chức hàng hóa, vận chuyển với mức phí thấp nhất

– Bạn có thể không tin: Sắp xếp khoa học giúp doanh số tăng lên nữa đó bạn. Tất cả những lợi ích trên đều đến từ việc “Biết sắp xếp hàng hóa, tổ chức kho bãi” đó các bạn ạ.

==> Xem thêm: Một số kinh nghiệm sắp xếp hàng hóa rất hay để tăng doanh số

5. Cần có một phần mềm để theo dõi đơn giản, xem báo cáo tự động tại mọi thời điểm

Bạn khó mà quản lý hiệu quả kho hàng hóa của bạn mà không có một phần mềm phù hợp.

Thế nào là phù hợp? Một số gợi ý cho bạn:

• Đơn giản – dễ dùng phải là ưu tiên hàng đầu:

Thực tế cho thấy càng đơn giản HIỆU QUẢ quản lý kho lại càng cao. Vì người dùng đỡ phải thao tác nhiều, đỡ phải nhớ cái nọ cái kia nên hạn chế nhầm lẫn

• Càng ít tính năng càng tốt.

Nhiều khi ta được tư vấn tính năng này hay này tốt,… nhưng bạn cứ đi vào thực tế sẽ biết, số lần dùng tới các tính năng đó chỉ đếm trên đầu ngón tay.

• Linh hoạt:

Hầu như không có phần mềm nào đáp ứng được 100% nhu cầu của mọi người. Nên đơn vị nào cung cấp được giải pháp linh hoạt để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn là tốt nhất

• Báo cáo phải xem một cách dễ dàng.

Chỉ phải nhập ngày để xem báo cáo chứ không phải làm gì nhiều sẽ giúp bạn tiết kiệm cả mớ thời gian.

• An toàn dữ liệu.

Nhiều khi giá nhập của ta khá nhạy cảm nên không nên để lọt thông tin của mình cho một bên thứ 3. Nhiều phần mềm online mới ra đời trong một vài năm gần đây, nhưng tính bảo mật của dữ liệu chưa ai chứng thực được nên cẩn thận một chút vẫn hơn.

• Dùng phần mềm excel để quản lý kho cũng là một sự lựa chọn không tồi bạn ạ.

6. Lên kế hoạch đặt hàng có thể giúp bạn không có tồn kho mà không lo đứt hàng.

Đây là điều mà ít người để ý nhưng lại rất quan trọng ảnh hưởng lớn lượng hàng tồn kho. Ai đã kinh doanh một vài năm sẽ có kinh nghiệm về sức tiêu thụ của thị trường sẽ làm rất tốt công tác đặt hàng. Từ đó hạn chế việc tồn kho nhiều hàng.

Ví dụ: Bạn bán mặt hàng Điều hòa, tủ lạnh => đây là mặt hàng có tính thời vụ. Nên chỉ nên nhập một lượng nhất định để vừa đủ bán trong đợt hè. Lượng nhập phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng 03 quan trọng nhất:

• Thị trường chung
• Số năm bạn đã gia nhập thị trường
• Kinh nghiệm bán hàng trước đó của bạn

+ Bạn nhập ít => Đứt hàng: Vừa không có thêm doanh số vừa mất uy tín. Nhưng lại không lo tồn hàng.

+ Bạn nhập nhiều => Tốt thì không sao, ngược lại là đọng vốn rất lớn, 1 năm nữa mới bán tiếp được. Hàng tồn kho lại cồng kềnh, chi phí lưu kho lớn chưa kể tới hao mòn vô hình (mất giá, thị hiếu,…)

Nên nhớ, đây là yếu tốt rất quan trọng đó bạn.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng trên excel IZI WPRO.

Như vậy Trường đã chia sẽ xong 06 kinh nghiệm quản lý kho Hiệu quả. Nếu bạn thấy hay hãy like để ủng hộ Trường và team phần mềm quản lý kho của webkynang nhé.